Как обработваме личните данни при работа с доставчици

Като една от най-големите компании в България, осъзнаваме, че етичното отношение към нашите клиенти, служители и доставчици е в основата на дългосрочния ни успех като компания. В Yettel работим за постигане на високи стандарти на поведение в бизнеса, добри условия на труд и вътрешни правила за опазване на околната среда. Очакваме същият подход и от тези, с които имаме бизнес отношения, особено от нашите доставчици. Вярваме, че с действията и инвестициите си допринасяме за повишаване качеството на услугите, ограничаване на нелоялните практики и защита на принципите на пазарната икономика.

Ето защо, при избора на доставчици се налага да обработваме лични данни за тях (ако са физически лица), за техните представители и лица за контакт. Правим това, за да проучим пазара на търсените от Yettel продукти или услуги, както и за да се свържем с потенциалните доставчици и да ги поканим да участват в процедура по избор на доставчик или директно да преговаряме с тях.

В случай че поканените доставчици решат да участват в съответната процедура или в преговорите с Yettel, обработваме и данни и за техни служители, за да:
•преценим дали доставчиците, в това число техните подизпълнители, разполагат с квалификациите, уменията и опита, необходими за надлежната доставка на търсените от Yettel стоки и/или услуги; и
•(Доп. на 16.07.2024 година) се уверим, че прилаганите от доставчиците правила, политики и процеси, отговарят на приложимите нормативни изисквания, както и на стандартите на Yettel за отговорно поведение и устойчивост;
•изберем доставчици, които в най-висока степен отговарят на изискванията на Yettel, като извършим оценка на техните предложения (напр. от финансова, техническа и регулаторна гледна точка).

Сключването на валиден и обвързващ договор с доставчик е невъзможно без да обработим определени лични данни за него (когато самият доставчик е физическо лице) или за неговия/-те представител/-и.

Виж повече

Обемът лични данни, чиято обработка е нужна за сключването на валиден договор с доставчик, зависи от вида на договора – например, при договори с нотариална заверка на подписите, за да бъдат спазени изискванията на Гражданско-процесуалния кодекс, е необходимо в самите договори да бъдат описани пълното име, единния граждански номер на представителя/-ите на доставчика или на самия доставчик (ако е физическо лице).

За да можем да изпълняваме задълженията си към доставчиците, съответно за да можем да търсим изпълнение от тях, е необходимо да обработваме лични данни за доставчиците (ако са физически лица), за представителите, лицата за контакт и служителите.

Виж повече

Без да обработваме лични данни за доставчиците (ако са физически лица), за представителите, лицата за контакт и служителите е би било невъзможно:

• да възлагаме, изменяме, допълваме или оттегляме поръчки към доставчиците;

• да осъществяваме писмена кореспонденция, както и да провеждаме телефонни и/или видео разговори, и/или съвместни срещи, относно изпълнението на сключените договори;

• да организираме приемането и изпитването на доставени стоки и/или услуги;

• да получаваме и осчетоводяваме фактури, както и да извършваме плащания по тях;

• да отправяме гаранционни претенции и други.

По време на действие на договорите с доставчици е възможно, по инициатива на Yettel или на самите доставчици, да бъдат провеждани преговори за тяхното изменение или прекратяване. В такива случаи, за да е възможно да участваме в такива преговори, в това число да сключваме допълнителни споразумения или да прекратяваме договорите, е необходимо да обработваме лични данни за доставчиците (ако са физически лица), за техните представители и/или лица за контакт.

Осъществяваната от Yettel търговска дейност е обект на контрол от страна на различни държавни и общински органи – напр. Комисия за регулиране на съобщенията (КРС), Комисия за защита на потребителите (КЗП), Комисия за защита на личните данни, Национална агенция за приходите (НАП), Дирекцията за национален строителен контрол (ДНСК) и други. В хода на осъществяване на своя контрол съответните органи разполагат с правомощия да извършват проверки, както и да изискват от Yettel да предоставя намиращи се у него документи и информация. Възможно е в документите и информацията, изискани в хода на подобна проверка, да се съдържат лични данни доставчици – физически лица, на техни представители, лица за контакт и/или служители.

Виж повече

Например, при извършване на данъчна ревизия органите на НАП разполагат с правомощието да изискат от Yettel да предостави счетоводни документи, които могат да съдържат и лични данни за доставчици – физически лица, за техни представители, лица за контакт и/или служители.

Данъчното и счетоводното законодателство в Република България изискват от Yettel да създава и съхранява за определен срок информация, сведения и документи от значение за данъчния и осигурителен контрол.

При изпълнение на това задължение съответната информация и документи, които съдържат и лични данни на доставчици – физически лица, техни представители и/или лица за контакт, се съхраняват от Yettel за срокове, предвидени в съответните закони. Тези срокове понякога са с голяма продължителност (например документите за данъчно-осигурителен контрол, следва да се съхраняват за срок от единадесет години).

Предвид естеството на нашата дейност, освен горепосочените задължения, Yettel трябва да спазва и други европейски и национални нормативни актове, във връзка с което е необходимо да обработва лични данни за представители, лица за контакт или служители на доставчици.

Например, за да прилага санкционните норми, изискванията за устойчиво развитие по веригата на доставки, както и правилата за защита на личните данни и информационна сигурност, Yettel извършва различни оценки и проверки на доставчиците, във връзка с които осъществява комуникация и кореспонденция с техните представители, лица за контакт или служители.

Понякога, за да упражним свои права или законни интереси (например да потърсим обезщетение за претърпени вреди), е възможно да се наложи да обработим лични данни на определени доставчици – физически лица, на техни представители, лица за контакт и/или служители, за да отправим извънсъдебна претенция или да заведем дело срещу:

• доставчиците; или

• трети лица, от които сме получили и/или на които сме разкрили лични данни за съответните физически лица, в съответствие с настоящата Политика.

Съответно, доставчиците, горепосочените трети лица, а и самите физически лица, могат да отправят извънсъдебна претенция или да заведат дело срещу Yettel. В такива случаи може да се наложи да обработим лични данни, за да организираме и проведем защитата си, и по този начин да се предпазим от неправомерни посегателства срещу нашето имущество и/или репутация.

Видът и обемът на обработваните лични данни зависят от естеството на отправените извънсъдебни претенции или заведените дела.

Yettel и неговите Свързани лица имат легитимен интерес да опростят, оптимизират и повишат ефективността на процесите за проверка и оценка на доставчиците, които бяха споменати по-горе в тази политика. Този интерес е свързан със стратегията ни за устойчиво развитие, включваща опазване на околната среда, използване на технологии за устойчиво бъдеще, грижа към хората и осигуряване на управление, основано на почтеност и прозрачност.

Ето защо, за да насърчаваме устойчивите бизнес практики без да повишаваме административната тежест и разходите на доставчиците, произтичащи от участието им в процеси по оценка и проверка от страна на Yettel и негови Свързани лица, използваме общи платформи и процеси. Това налага да споделяме със Свързани лица ограничени лични данни за физическите лица (представители, лица за контакт или служители на доставчици), с които комуникираме при извършването на оценки или проверки на доставчици.